これは・・・全国の企業がぶつかっている壁ではないでしょうか。
会議は多くの人が集まりコストがかかるにも関わらず、
そのコストに見合った成果が出せず無駄になってしまっていることが本当に多いですね。

会議を意義のあるものにするために、まずやるべきアクションは下記です。

①ファシリテーターを任命すること
何かを良くするためには、必ず引っ張っていく誰かが必要です。
「会議を良くしたい」と思っている人をファシリテーターとして任命しましょう。

②そもそも会議の目的をメンバーに認識してもらう
まずはあるべき姿を認識してもらいましょう。
どんな会議においても、その目的は「チーム目標やプロジェクトの前進」であることをメンバー全員に認識してもらうこと。
「集まって時間を過ごすこと」が目的になっている現状の危機感を感じてもらうことが必要です。

③議題を事前に議事録に書き込んでもらうこと
その場で議題を考えても、時間の無駄になってしまいます。
先に「その場で何を意思決定したいのか」「自分自身はどういう意見なのか」を言語化してもらっておくと、会議の質はグッと上がります。
会議が始まる前に議事録に書き込んでおいてもらえば、実際の会議の時間でスムーズに意思決定できます。
（そもそも議事録なんてない！という場合は、早急に作りましょう）

④ネクストアクションを必ず見える化すること
いつまでに／誰が／何をするのか、決まったアクションを見える化しましょう。
（人間ってやつは、担当や日付を決めないと、なかなか進まないものですよね。）

5人メンバーが集まった1時間の会議コストは約7500円×5人＝37,500円。（一般的な目安です）
何も前進しない会議は１円たりとも生まないただのおしゃべり。
時間とお金のコストに見合った、いや、それを超えた対価を出していきましょう！